Phân tích ma trận SWOT là gì?
Phân tích ma trận SWOT là gì? Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức là một khuôn khổ được sử dụng để đánh giá vị thế cạnh tranh của một công ty và để phát triển kế hoạch chiến lược. Phân tích SWOT đánh giá các yếu tố bên trong và bên ngoài, cũng như tiềm năng hiện tại và tương lai.
Phân tích SWOT được thiết kế để tạo điều kiện cho một cái nhìn thực tế. Dựa trên dữ liệu về điểm mạnh, điểm yếu của một tổ chức, các điểm nổi bật trong ngành của nó. Tổ chức cần giữ cho phân tích chính xác bằng cách tránh những vùng xám đã hình thành trước và thay vào đó tập trung vào bối cảnh thực tế. Các công ty nên sử dụng nó như một hướng dẫn và không nhất thiết phải là một đơn thuốc.
Khái niệm phân tích Swot
- Phân tích SWOT là một kỹ thuật lập kế hoạch chiến lược cung cấp các công cụ đánh giá.
- Xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa cốt lõi dẫn đến phân tích dựa trên thực tế, quan điểm mới và ý tưởng mới.
- Phân tích SWOT thu thập thông tin từ các nguồn nội bộ (điểm mạnh và điểm yếu của công ty cụ thể) cũng như các lực lượng bên ngoài có thể có tác động không thể kiểm soát đến các quyết định (cơ hội và mối đe dọa).
- Phân tích SWOT hoạt động tốt nhất khi các nhóm hoặc tổ chức được tự do cung cấp các điểm dữ liệu thực tế hơn là thông báo theo quy định.
- Kết quả phân tích SWOT thường được tổng hợp để hỗ trợ một mục tiêu hoặc quyết định duy nhất mà một công ty đang phải đối mặt.
Hiểu về phân tích SWOT
Phân tích SWOT là một kỹ thuật để đánh giá hiệu quả hoạt động, cạnh tranh, rủi ro và tiềm năng của một doanh nghiệp, cũng như một phần của doanh nghiệp như dòng sản phẩm hoặc bộ phận, một ngành hoặc thực thể khác.
Sử dụng dữ liệu bên trong và bên ngoài, kỹ thuật này có thể hướng dẫn các doanh nghiệp hướng tới các chiến lược có nhiều khả năng thành công hơn và tránh xa những chiến lược mà họ đã từng hoặc có khả năng kém thành công hơn. Các nhà phân tích SWOT độc lập, nhà đầu tư hoặc đối thủ cạnh tranh cũng có thể hướng dẫn họ về việc một công ty, dòng sản phẩm hoặc ngành có thể mạnh hay yếu và tại sao.
Phân tích SWOT lần đầu tiên được sử dụng để phân tích doanh nghiệp. Giờ đây, nó thường được sử dụng bởi các chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận và các cá nhân, bao gồm cả các nhà đầu tư và doanh nhân. Có vẻ như vô hạn các ứng dụng cho phân tích SWOT.
Các thành phần của Phân tích ma trận SWOT là gì?
Mọi phân tích SWOT sẽ bao gồm bốn loại sau. Mặc dù các yếu tố và khám phá trong các danh mục này sẽ khác nhau giữa các công ty, nhưng phân tích SWOT sẽ không hoàn chỉnh nếu không có từng yếu tố sau:
Điểm mạnh
Điểm mạnh mô tả những gì một tổ chức vượt trội và những gì ngăn cách tổ chức đó với đối thủ cạnh tranh: một thương hiệu mạnh, cơ sở khách hàng trung thành, bảng cân đối kế toán mạnh, công nghệ độc đáo, v.v. Ví dụ: một quỹ đầu cơ có thể đã phát triển một chiến lược giao dịch độc quyền mang lại kết quả đánh bại thị trường. Sau đó, nó phải quyết định cách sử dụng những kết quả đó để thu hút các nhà đầu tư mới.
Những điểm yếu
Điểm yếu ngăn một tổ chức hoạt động ở mức tối ưu. Đó là những lĩnh vực mà doanh nghiệp cần cải thiện để duy trì tính cạnh tranh: thương hiệu yếu, doanh thu cao hơn mức trung bình, mức nợ cao, chuỗi cung ứng không đầy đủ hoặc thiếu vốn.
Những cơ hội
Cơ hội đề cập đến các yếu tố bên ngoài thuận lợi có thể mang lại cho tổ chức một lợi thế cạnh tranh. Ví dụ, nếu một quốc gia cắt giảm thuế quan, một nhà sản xuất ô tô có thể xuất khẩu ô tô của mình vào một thị trường mới, tăng doanh số và thị phần.
Các mối đe dọa
Các mối đe dọa đề cập đến các yếu tố có khả năng gây hại cho tổ chức. Ví dụ, hạn hán là một mối đe dọa đối với một công ty sản xuất lúa mì, vì nó có thể phá hủy hoặc làm giảm năng suất cây trồng. Các mối đe dọa phổ biến khác bao gồm những thứ như chi phí nguyên vật liệu tăng, cạnh tranh ngày càng tăng, nguồn cung lao động thắt chặt. và như thế.
Bảng SWOT
Các nhà phân tích trình bày phân tích SWOT dưới dạng một hình vuông được chia thành bốn góc phần tư, mỗi góc dành riêng cho một phần tử của SWOT. Sự sắp xếp trực quan này cung cấp một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về vị trí của công ty. Mặc dù tất cả các điểm trong một tiêu đề cụ thể có thể không có tầm quan trọng như nhau, nhưng tất cả chúng đều phải đại diện cho những hiểu biết chính về sự cân bằng của cơ hội và mối đe dọa, lợi thế và bất lợi, v.v.
Bảng SWOT thường được trình bày với các yếu tố bên trong ở hàng trên cùng và các yếu tố bên ngoài ở hàng dưới cùng. Ngoài ra, các mục ở bên trái của bảng là các khía cạnh tích cực / thuận lợi hơn, trong khi các mục ở bên phải là các yếu tố liên quan / tiêu cực hơn.
Cách thực hiện phân tích SWOT
Phân tích SWOT có thể được chia thành nhiều bước với các mục có thể hành động trước và sau khi phân tích bốn thành phần. Nói chung, một phân tích SWOT sẽ bao gồm các bước sau.
Bước 1: Xác định mục tiêu của bạn
Phân tích SWOT có thể rộng, mặc dù có thể sẽ tạo ra nhiều giá trị hơn nếu phân tích được hướng trực tiếp vào một mục tiêu. Ví dụ: mục tiêu của phân tích SWOT có thể chỉ tập trung vào việc có thực hiện giới thiệu sản phẩm mới hay không. Với mục tiêu trong tâm trí, một công ty sẽ có hướng dẫn về những gì họ hy vọng đạt được vào cuối quá trình. Trong ví dụ này, phân tích SWOT sẽ giúp xác định xem có nên giới thiệu sản phẩm hay không.
Bước 2: Thu thập tài nguyên
Mỗi phân tích SWOT sẽ khác nhau và một công ty có thể cần các bộ dữ liệu khác nhau để hỗ trợ việc kéo các bảng phân tích SWOT khác nhau lại với nhau. Một công ty nên bắt đầu bằng cách hiểu những thông tin mà họ có quyền truy cập, những hạn chế dữ liệu mà nó gặp phải và mức độ đáng tin cậy của các nguồn dữ liệu bên ngoài.
Ngoài dữ liệu, một công ty nên hiểu sự kết hợp phù hợp của nhân sự tham gia vào phân tích. Một số nhân viên có thể kết nối nhiều hơn với các lực lượng bên ngoài, trong khi các nhân viên khác nhau trong bộ phận sản xuất hoặc bán hàng có thể nắm bắt tốt hơn những gì đang diễn ra trong nội bộ. Có một loạt các quan điểm cũng có nhiều khả năng mang lại những đóng góp đa dạng và gia tăng giá trị hơn.
Bước 3: Biên dịch ý tưởng
Đối với mỗi thành phần trong số bốn thành phần của phân tích SWOT, nhóm người được chỉ định thực hiện phân tích nên bắt đầu liệt kê các ý tưởng trong mỗi danh mục. Ví dụ về các câu hỏi để hỏi hoặc xem xét cho mỗi nhóm có trong bảng dưới đây.
Các yếu tố nội bộ
Những gì xảy ra trong công ty đóng vai trò như một nguồn thông tin tuyệt vời cho các hạng mục điểm mạnh và điểm yếu của phân tích SWOT. Ví dụ về các yếu tố bên trong bao gồm tài chính và nguồn nhân lực, tài sản hữu hình và vô hình (tên thương hiệu), và hiệu quả hoạt động.
Yếu tố bên trong
- (Điểm mạnh) Bạn đang làm gì tốt?
- (Điểm mạnh) Tài sản mạnh nhất của bạn là gì?
- (Điểm yếu) Những người gièm pha bạn là ai?
- (Điểm yếu) Những dòng sản phẩm có hiệu suất thấp nhất của bạn là gì?
Yếu tố bên ngoài
Những gì xảy ra bên ngoài công ty cũng quan trọng không kém đối với sự thành công của một công ty như các yếu tố bên trong. Các ảnh hưởng bên ngoài, chẳng hạn như chính sách tiền tệ, thay đổi thị trường và khả năng tiếp cận các nhà cung cấp, là những yếu tố cần rút ra để tạo ra danh sách các cơ hội và thách thức
Các câu hỏi tiềm năng để liệt kê các yếu tố bên ngoài là:
- (Cơ hội) Những xu hướng nào đang thể hiện rõ ràng trên thị trường?
- (Cơ hội) Bạn không nhắm mục tiêu đến nhân khẩu học nào?
- (Thách thức) Có bao nhiêu đối thủ cạnh tranh tồn tại, và thị phần của họ là bao nhiêu?
- (Thách thức) Có các quy định mới có khả năng gây hại cho hoạt động hoặc sản phẩm của bạn không?
Điểm mạnh
- Lợi thế cạnh tranh của chúng tôi là gì?
- Chúng ta có những nguồn lực nào?
- Sản phẩm nào đang hoạt động tốt?
Những điểm yếu
- Chúng ta có thể cải thiện ở đâu?
- Sản phẩm nào đang hoạt động kém hiệu quả?
- Chúng ta đang thiếu nguồn lực ở đâu?
Những cơ hội
- Chúng ta có thể sử dụng công nghệ mới nào?
- Chúng tôi có thể mở rộng hoạt động của mình không?
- Chúng ta có thể thử nghiệm những phân đoạn mới nào?
Các mối đe dọa
- Những quy định nào đang thay đổi?
- Đối thủ cạnh tranh đang làm gì?
- Xu hướng tiêu dùng đang thay đổi như thế nào?
Các công ty có thể coi việc thực hiện bước này như một phiên “white-board” hoặc “stick note”. Ý tưởng là không có câu trả lời đúng hay sai; tất cả những người tham gia nên được khuyến khích chia sẻ bất kỳ suy nghĩ nào của họ. Những ý tưởng này sau đó có thể bị loại bỏ; trong khi đó, mục tiêu phải là tạo ra càng nhiều vật phẩm càng tốt để khơi gợi sự sáng tạo và cảm hứng ở những người khác.
Bước 4: Tinh chỉnh kết quả
Với danh sách các ý tưởng trong mỗi danh mục, bây giờ là lúc để làm sạch các ý tưởng. Bằng cách chắt lọc những suy nghĩ mà mọi người từng có, một công ty có thể chỉ tập trung vào những ý tưởng tốt nhất hoặc những rủi ro lớn nhất đối với công ty. Giai đoạn này có thể đòi hỏi sự tranh luận đáng kể giữa những người tham gia phân tích, bao gồm cả việc đưa lãnh đạo cấp trên vào để giúp xếp hạng các ưu tiên.
Bước 5: Xây dựng chiến lược
Với danh sách được xếp hạng về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa, đã đến lúc chuyển phân tích SWOT thành một kế hoạch chiến lược. Các thành viên của nhóm phân tích lấy danh sách các mục trong mỗi danh mục và lập một kế hoạch tổng hợp cung cấp hướng dẫn về mục tiêu ban đầu.
Ví dụ, công ty đang tranh luận về việc có nên tung ra một sản phẩm mới hay không có thể đã xác định được rằng công ty dẫn đầu thị trường cho sản phẩm hiện có của mình và có cơ hội mở rộng sang các thị trường mới. Tuy nhiên, chi phí nguyên vật liệu tăng, dây chuyền phân phối căng thẳng, nhu cầu bổ sung nhân viên và nhu cầu sản phẩm không thể đoán trước có thể vượt xa thế mạnh và cơ hội. Nhóm phân tích phát triển chiến lược để xem xét lại quyết định trong sáu tháng với hy vọng chi phí giảm và nhu cầu thị trường trở nên minh bạch hơn.
Sử dụng phân tích SWOT để xác định những thách thức ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn và các cơ hội có thể nâng cao nó. Tuy nhiên, lưu ý rằng đó là một trong nhiều kỹ thuật, không phải là một đơn thuốc.
Lợi ích của Phân tích ma trận SWOT là gì?
Phân tích SWOT sẽ không giải quyết được mọi câu hỏi chính của một công ty. Tuy nhiên, có một số lợi ích đối với phân tích SWOT giúp việc ra quyết định chiến lược dễ dàng hơn.
- Phân tích SWOT làm cho các vấn đề phức tạp dễ quản lý hơn. Có thể có một lượng lớn dữ liệu để phân tích và các điểm liên quan cần xem xét khi đưa ra một quyết định phức tạp. Nói chung, một phân tích SWOT đã được chuẩn bị bằng cách rút gọn tất cả các ý tưởng và xếp hạng các gạch đầu dòng theo mức độ quan trọng sẽ tổng hợp một vấn đề lớn, có khả năng áp đảo thành một báo cáo dễ hiểu hơn.
- Một phân tích SWOT yêu cầu xem xét bên ngoài. Thông thường, một công ty có thể bị cám dỗ chỉ xem xét các yếu tố bên trong khi đưa ra quyết định. Tuy nhiên, thường có những hạng mục nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty có thể ảnh hưởng đến kết quả của một quyết định kinh doanh. Phân tích SWOT bao gồm cả các yếu tố bên trong một công ty có thể quản lý và các yếu tố bên ngoài có thể khó kiểm soát hơn.
- Phân tích SWOT có thể được áp dụng cho hầu hết mọi câu hỏi kinh doanh. Phân tích có thể liên quan đến một tổ chức, nhóm hoặc cá nhân. Nó cũng có thể phân tích toàn bộ dòng sản phẩm, thay đổi đối với thương hiệu, mở rộng địa lý hoặc mua lại. Phân tích SWOT là một công cụ đa năng có nhiều ứng dụng.
- Phân tích SWOT tận dụng các nguồn dữ liệu khác nhau. Một công ty có thể sẽ sử dụng thông tin nội bộ để biết điểm mạnh và điểm yếu. Công ty cũng sẽ cần thu thập thông tin bên ngoài liên quan đến các thị trường rộng lớn, các đối thủ cạnh tranh hoặc các lực lượng kinh tế vĩ mô để tìm các cơ hội và mối đe dọa. Thay vì dựa vào một nguồn duy nhất, có khả năng thiên vị, một phân tích SWOT tốt sẽ tổng hợp nhiều góc độ khác nhau.
- Một phân tích SWOT có thể không quá tốn kém để chuẩn bị. Một số báo cáo SWOT không cần quá kỹ thuật; do đó, nhiều nhân viên khác nhau có thể đóng góp vào quá trình chuẩn bị mà không cần đào tạo hoặc tham khảo ý kiến bên ngoài.
Ví dụ về phân tích SWOT
Vào năm 2015, một phân tích SWOT Dòng Giá trị của Công ty Coca-Cola đã ghi nhận những điểm mạnh như thương hiệu nổi tiếng toàn cầu, mạng lưới phân phối rộng lớn và cơ hội tại các thị trường mới nổi. Tuy nhiên, nó cũng lưu ý những điểm yếu và các mối đe dọa như biến động ngoại tệ, mối quan tâm ngày càng tăng của công chúng đối với đồ uống “lành mạnh” và sự cạnh tranh từ các nhà cung cấp đồ uống lành mạnh.
Phân tích SWOT của nó đã thúc đẩy Value Line đặt ra một số câu hỏi hóc búa về chiến lược của Coca-Cola, nhưng cũng cần lưu ý rằng công ty “có thể sẽ vẫn là nhà cung cấp đồ uống hàng đầu” cung cấp cho các nhà đầu tư bảo thủ “một nguồn thu nhập đáng tin cậy và một chút vốn được tiếp xúc.”
Năm năm sau, phân tích SWOT đường giá trị đã chứng minh hiệu quả khi Coca-Cola vẫn là thương hiệu mạnh thứ 6 trên thế giới (như thời điểm đó). Cổ phiếu của Coca-Cola (được giao dịch dưới ký hiệu KO) đã tăng giá trị hơn 60% trong suốt 5 năm sau khi hoàn thành phân tích.
Để có bức tranh rõ hơn về phân tích SWOT, hãy xem xét ví dụ về một công ty sinh tố hữu cơ. Để hiểu rõ hơn về cách nó cạnh tranh trong thị trường sinh tố và những gì nó có thể làm tốt hơn, nó đã tiến hành phân tích SWOT. Thông qua phân tích này, nó xác định rằng điểm mạnh của nó là nguồn cung cấp nguyên liệu tốt, dịch vụ khách hàng được cá nhân hóa và mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp. Xem xét các hoạt động của mình, nó đã xác định một số điểm yếu: ít đa dạng hóa sản phẩm, tỷ lệ doanh thu cao và thiết bị lạc hậu.
Kiểm tra cách môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của mình, nó xác định các cơ hội trong công nghệ mới nổi, nhân khẩu học chưa được khai thác và sự thay đổi văn hóa theo hướng sống lành mạnh. Nó cũng phát hiện ra các mối đe dọa, chẳng hạn như mùa đông đóng băng làm hư hại cây trồng, một đại dịch toàn cầu và những khúc mắc trong chuỗi cung ứng. Cùng với các kỹ thuật lập kế hoạch khác, công ty đã sử dụng phân tích SWOT để tận dụng các điểm mạnh và các cơ hội bên ngoài để loại bỏ các mối đe dọa và củng cố các khu vực mà nó còn yếu.
Tại sao phân tích SWOT được sử dụng?
Phân tích SWOT được sử dụng để xác định chiến lược các lĩnh vực cải tiến hoặc lợi thế cạnh tranh cho một công ty. Ngoài việc phân tích những điều mà một công ty làm tốt, phân tích SWOT còn xem xét những yếu tố bất lợi hơn, tiêu cực hơn của một doanh nghiệp. Sử dụng thông tin này, một công ty có thể đưa ra các quyết định thông minh hơn để duy trì những gì họ làm tốt, tận dụng điểm mạnh của mình, giảm thiểu rủi ro liên quan đến điểm yếu và lập kế hoạch cho các sự kiện có thể ảnh hưởng xấu đến công ty trong tương lai.
Điểm mấu chốt
Phân tích SWOT là một cách tuyệt vời để hướng dẫn các cuộc họp chiến lược kinh doanh. Thật mạnh mẽ khi mọi người trong phòng thảo luận về điểm mạnh và điểm yếu cốt lõi của công ty, xác định các cơ hội và mối đe dọa cũng như động não các ý tưởng. Thông thường, phân tích SWOT mà bạn hình dung trước phiên thay đổi xuyên suốt để phản ánh các yếu tố bạn không biết và sẽ không bao giờ nắm bắt được nếu không có ý kiến đóng góp của nhóm.
Một công ty có thể sử dụng SWOT cho các phiên chiến lược kinh doanh tổng thể hoặc cho một phân đoạn cụ thể như tiếp thị, sản xuất hoặc bán hàng. Bằng cách này, bạn có thể thấy chiến lược tổng thể được phát triển từ phân tích SWOT sẽ lọc xuống các phân đoạn bên dưới như thế nào trước khi cam kết thực hiện. Bạn cũng có thể làm việc ngược lại với phân tích SWOT theo phân đoạn cụ thể đưa vào phân tích SWOT tổng thể.
Mặc dù là một công cụ lập kế hoạch hữu ích, SWOT cũng có những hạn chế. Đây là một trong những kỹ thuật lập kế hoạch kinh doanh cần xem xét và không nên sử dụng một mình. Ngoài ra, mỗi điểm được liệt kê trong các danh mục không được ưu tiên giống nhau. SWOT không tính đến sự khác biệt về trọng lượng. Do đó, cần phân tích sâu hơn, sử dụng một kỹ thuật lập kế hoạch khác.
